Privacyverklaring Notariskantoor Welkers & Wardenaar

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Notariskantoor Welkers & Wardenaar
Hoep 2A
1741 MC Schagen
emailadres: info@notariswelkers.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
  • uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen of verouderd zijn. Als er wijzigingen nodig zijn, kan de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister, Rechtbank (insolventie en curateleregister), Centraal Testamentenregister, Centraal Levenstestamentenregister (KNB) en Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag uitlezen/kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

  • Voor het schrijven van een advies zullen de persoonsgegevens van de opdrachtgever(s), benodigde financiële gegevens en benodigde bedrijfsgegevens worden opgevraagd bij Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister, accountant en Kadaster. Op grond van uw opdracht en de daarmee verleende toestemming zullen deze gegevens worden verwerkt.
  • Voor het legaliseren van de handtekening zullen de persoonsgegevens van de opdrachtgever worden opgevraagd en de legitimatiegegevens worden getoetst op grond van uw opdracht en de daarmee verleende toestemming zullen deze gegevens worden verwerkt.
  • Op grond van de in de koopovereenkomst en/of andere (bemiddelings)overeenkomst verleende opdracht (toestemming) zullen ontwerpen van akte(n), adviezen en nota(’s) met daarin uw persoonsgegevens, financiële gegevens en eventuele bedrijfsgegevens worden verstrekt aan (betrokken) derden zoals verwerkers, kadaster, kamer van koophandel, belastingdienst, executeur, erfgenamen.
  • Voor de financiële administratie zullen uw persoonsgegevens, financiële gegevens en bedrijfsgegevens worden vastgelegd, verzameld, gebruikt, verwerkt enzovoorts op grond van de wettelijke verplichting op kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  •   (Openbare) registers, waaronder het kadaster, kamer van koophandel, CTR/CLTR, aandeelhoudersregister;
  •   Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Schenker, executeur, overige erfgenamen;
  •  Verwijzers, waaronder accountant, hypotheekadviseur, advocaat, makelaar enzovoorts;

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat bevorderlijk is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: 

  • Kadaster;
  • KNB;
  • Kamer van koophandel;
  • Rechtbank (huwelijksgoederenregister, boedelregister);
  • Belastingdienst (overdrachtsbelasting, erfbelasting en schenkbelasting);
  • CTR/CLTR;
  •  Verwijzer, waaronder accountant, makelaar, hypotheekadviseur, advocaat enzovoorts;
  • Centraal aandeelhoudersregister).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notariswelkers.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

CONTACT

0224-27 23 50

info@notariswelkers.nl

Hoep 2a
1741MC
Schagen